Certification des caisses enregistreuses et logiciel de caisse : des changements au 31 août – Précisions pratico-pratiques à destination des fermes bio
La loi de finances 2025 impose aux fournisseurs de caisses enregistreuses et logiciels de caisse de faire certifier leur matériel par un contrôleur accrédité. Ils ne peuvent plus recourir à l’auto-certification. Cette obligation entre en vigueur au 31 août. Explications à destination des agriculteur·rices bio pratiquant la vente directe.
L’autocertificat n’est plus valable
Depuis 2018, une ferme dont l’activité est assujettie à la TVA et qui commercialise aux particuliers, doit s’assurer que sa caisse enregistreuse ou son logiciel de caisse, est certifié. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.
Nouveauté 2025 :
- la loi de finances 2025 a introduit une nouvelle disposition : seul un certificat émis par un organisme accrédité est valable. Auparavant les éditeurs de logiciels étaient autorisés à émettre des auto-certificats.
- les éditeurs de logiciel ont jusqu’au 31 août 2025 pour faire certifier leur matériel ou être en capacité de produire une preuve d’engagement indiquant que la démarche est en cours
- au-delà du 1e mars 2026, seul le certificat délivré par l’organisme accrédité sera accepté en cas de contrôle
En bref :
| Jusqu’au 31 août 2025 | Auto-attestation fournie par l’équipementier encore acceptée |
| Du 31 août 2025 au 1e mars 2026 | Obligation de fournir une attestation d’homologation du matériel ou une attestation fournie par l’équipementier indiquant qu’il a initié la démarche d’homologation |
| A compter du 1e mars 2026 | Certificat d’homologation fourni par l’équipementier = unique justificatif accepté en cas de contrôle |
Les démarches à entamer par les producteur·rices
- demander dès à présent à son fournisseur
- le certificat officiel d’homologation NF 525 ou LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais) du logiciel de caisse
- ou une attestation écrite du fournisseur indiquant que la démarche d’homologation du logiciel est en cours
- en l’absence de réponse du fournisseur, envisager un changement de matériel. En effet, c’est l’utilisateur de la balance qui est sanctionné en cas de contrôle (et ce même si c’est l’éditeur du logiciel qui a pris du retard).
Le certificat doit mentionner :
- le logo officiel NF 525 ou LNE (ou équivalent – sachant que NF 525 et LNE sont les plus fréquents)
- que le logiciel respecte les 4 principes légaux résumés sous l’acronyme ISCA (Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation, Archivage)
- cela signifie que chaque opération est tracée et que chaque utilisateur est identifié par un identifiant et mot de passe individuel
- une durée de validité et une date d’émission
- un numéro de certificat unique
Source :
Exemple de mail simple à envoyer
« Bonjour,
Pouvez-vous me transmettre dans les plus brefs délais :
- soit le certificat NF525 / LNE de mon logiciel de caisse ou de ma caisse enregistreuse,
- soit une attestation écrite confirmant que la procédure de certification est engagée
Sans ce document, je risque une amende de 7 500 € par logiciel non certifié.
Merci de votre retour »
En cas de contrôle
En cas de contrôle, l’agriculteur.rice devra être en capacité de fournir le certificat d’homologation de son matériel. Ou a minima le document attestant que le fournisseur a lancé la démarche d’homologation. Dans le cas contraire, les sanctions prévues sont les suivantes :
- procès-verbal et obligation de mise en conformité sous 60 jours
- le contrôleur peut également infliger une amende forfaitaire de 7 500 € par logiciel de caisse / caisse enregistreuse.
Sources :
- Article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025
- https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/ce-quil-faut-savoir-sur-la-certification-des
- https://www.economie.gouv.fr/cedef/fiches-pratiques/en-quoi-consiste-la-certification-des-logiciels-de-caisse
Rappel
- L’utilisation d’un logiciel de caisse ou d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Il est toujours possible d’enregistrer les paiements sur un cahier papier « sans blanc ni altération d’aucune sorte ».
- Point de vigilance : la loi bannit la possibilité de tenir une caisse sur Excel
Point de vigilance
Ne pas confondre l’homologation des caisses enregistreuses et l’homologation des balances pour la métrologie (vignette verte) !
Vignette verte : Toute balance utilisée pour la vente sur un marché, une vente à la ferme, ou toute vente aux particuliers est soumise à une vérification périodique tous les 2 ans. Seules des entreprises accréditées COFRAC sont habilitées à réaliser cette vérification.
La liste des entreprises agréées est disponible sur le site entreprises.gouv. Chercher dans la rubrique : “Vérification périodique des instruments de pesage à fonctionnement non automatique (IPFNA)”. Ces entreprises procèdent au contrôle métrologique, posent la vignette verte et consignent le contrôle dans le carnet métrologique.
Tout manquement à la révision périodique est sanctionnée d’une amende (maximum 450 €).
Sources :
- https://bretagne.dreets.gouv.fr/sites/bretagne.dreets.gouv.fr/IMG/pdf/direccte_bretagne_plaquette_metrologie_6_pages.pdf
- https://auvergne-rhone-alpes.dreets.gouv.fr/sites/auvergne-rhone-alpes.dreets.gouv.fr/IMG/pdf/plaquette_metrologie_juin_2022.pdf
En résumé :
| Balance équipée d’un logiciel de caisse | Vérification périodique (2 ans). Démarche à faire par le producteur auprès d’un organisme accrédité.
Si la ferme est assujettie à la TVA : homologation du logiciel de caisse – obligation d’un certificat émis par un organisme accrédité. C’est l’éditeur du logiciel qui fait la démarche de faire homologuer son produit. Il doit ensuite transmettre le certificat au producteur. |
| Balance « simple » poids / prix | Vérification périodique (2 ans). Démarche à faire par le producteur auprès d’un organisme accrédité. |